„Problem dobrze zdefiniowany to problem w połowie rozwiązany”
Najprostszą i najbardziej popularną metodologię rozwiązywania problemów zawdzięczamy Demingowi. Jego zasady P - D - C - A znalazły swoje odbicie w innych metodologiach stosowanych na świecie. Na planowaniu, wykonywaniu kontroli i standaryzacji opierają się analizy 8d, cała filozofia 6 sigma, ale również autorskie procedury rozwiązywania problemów największych producentów wielu branż.
W każdej z tych metod rozpoczynamy od fazy planowania. To najbardziej czasochłonny etap ale też najbardziej krytyczny w całym procesie poszukiwania rozwiązania naszych problemów. To właśnie w tym okresie:
- Definiujemy problem.
- Określamy cel.
- Weryfikujemy aktualną sytuację, czyli definiujemy składniki problemu, wybieramy wskaźniki monitorowania i weryfikujemy stan aktualny wykorzystując te wskaźniki.
Błędna definicja problemu
Niepoprawne zdefiniowanie problemu może spowodować, że każdy z członków zespołu zrozumie sytuację całkowicie inaczej a tym samym będzie próbował rozwiązać inny problem.
Żeby uniknąć nieporozumień wystarczy wykorzystać metodę 5W 2H. I nie jest to wcale związane z analizą 5xWHY, co często nam się kojarzy.
Metoda 5W 2H
Metoda 5W 2H opiera się na pięciu angielskich słowach rozpoczynających się na W -> WHO => WHEN=> WHAT=> WHERE=> WHY i dwóch na H => How = > HOW MUCH.
Czyli KTO, KIEDY, CO, GDZIE i DLACZEGO oraz JAK i ILE.
Wyobraźmy sobie, że w dniu dzisiejszym otrzymaliśmy reklamację od naszego klienta. Reklamacja dotyczy problemu z montażem Części A i Części B. Podczas tego procesu klient nie jest w stanie połączyć obu elementów. Poprzez odpowiedzi na wszystkie poniższe pytania jesteśmy w stanie jasno i konkretnie sprecyzować problem, który reklamuje klient lub też problem, z którym spotykacie się codziennie w pracy zawodowej.
Dzięki tej prostej metodzie unikniecie nieporozumień, a wasz proces rozpocznie się od dobrej definicji zrozumiałej dla każdego uczestnika procesu.